Who we are

Valfocus ("we", "us") is a secure portal that professional-services firms ("customers") use to deliver documents to their own clients ("users"). It is operated by Steicho Tech USA LLC, based in El Paso, Texas, USA. You can reach us at support@valfocus.com.

Our role

For the documents and the lists of people that a customer puts into Valfocus, the customer decides why and how the data is used, and we process it on the customer's behalf. For this website and for the sign-in accounts that make the portal work, we decide.

What we process

• Account data: email address, a hash of the password (we never store the password itself), role, language, and the customer an account belongs to.
• Invitations: when a customer's administrator adds someone, we create right away a sign-in account for that email address (with its language, and no usable password), a pending membership for that customer (role and company), a fingerprint (hash) of the single-use invitation link, and a record of the email we sent. If an account already exists for that address, it is reused and only the new membership is added. The account cannot be used until the person confirms the address through the link. If they never do, this data stays as it is: it does not expire by itself yet. An administrator can deactivate the person's access, which deletes nothing; the data is deleted when you ask us to delete it.
• Password reset: anyone can ask for a password reset link for an email address, and the answer is the same whether or not the address belongs to an account. We email the link only to an account that has a password and active access. We keep only a fingerprint (hash) of the link, never the link itself: it works once, expires after 60 minutes, and asking for a new one cancels the previous one. The fingerprint and its dates stay as a security record; they cannot be used to sign in. Each request leaves an entry in a sending queue that holds no email address and is deleted within about 7 days of being processed. When the password is changed, every open session of the account is closed and we email a notice to the address.
• Documents and their details: the files, their names, dates, document type and the company they belong to, which the customer uploads or places in its synchronization folder.
• Files held for review: a file from the synchronization folder that could not be filed on its own (for example, a name that is not recognised) is held and is visible only to the customer's administrators and staff, who decide what to do with it. A file they discard is not published, but its copy remains in storage.
• Activity records: sign-ins, the download and preview links we issue for documents, some administrative changes (for example adding a member), password changes made with a reset link, and email events, with the time and the account. A sign-in record also keeps the IP address it came from. A download record shows that the link was issued to a signed-in person; the file itself is delivered by our storage provider, so it does not show whether the download was completed. The customer's administrators can see these records, and nobody can edit them.
• Email delivery data: whether an email was sent, delivered, bounced or reported as spam.
• Technical data: our application servers do not keep access logs with IP address or browser information. The IP address is kept only in the sign-in record and, as a fingerprint, in the attempt limits below.
• Attempt limits: to stop password guessing, failed sign-ins are counted by the email typed and the IP address, password reset requests by the IP address and by the email typed, and language changes by the IP address. We keep only a keyed fingerprint of each, never the email or the address themselves, and each counter is deleted automatically within about three hours.

What we do not do

We do not sell personal data, show advertising, run analytics or tracking, or send marketing email. This public website sets no cookies and loads no third-party resources. The portal uses only strictly necessary cookies: a session cookie (which also remembers your language), a security token and, briefly, a cookie that carries a one-time message shown on screen after some actions. A session ends after 8 hours without activity for administrators and staff, and after 12 hours for clients; and expired sessions are deleted from our servers once a day. The portal loads no third-party resources either: its styles and its typeface are served from our own servers.

Why we use the data

To provide the service (sign-in and delivering documents), to keep it secure, to give support, and to meet legal obligations.

Email

We send only transactional email: account invitations and email confirmation, the password reset links people ask for, and a notice when a password is changed. We do not send "document available" notices yet; when we start to, this page will say so. We send email only to people a customer's administrator has added, and the account can be used only after the person confirms their address through a single-use link. To stop receiving these emails, ask your administrator or write to support@valfocus.com. See also our acceptable use and anti-spam policy.

Who helps us

• Backblaze stores documents (U.S. West region), encrypted at rest.
• Amazon Web Services (Amazon SES) delivers our transactional email.
• InterServer hosts our application servers.
• Cloudflare provides domain name service.
• Google Workspace handles the messages you send to our support address.

We do not share personal data with anyone else except when the law requires it.

Security

Connections use HTTPS. Documents are stored encrypted and are delivered through links that expire after a few minutes. Each customer's data is kept apart from every other customer's, and that separation is enforced in the database itself, not only in the application. Passwords are stored as a hash (an irreversible fingerprint), and sign-ins, the download links we issue and some administrative changes are recorded. No system is perfectly secure, but we design for the case where something goes wrong.

How long we keep data

Each customer's administrator sets the retention period for its documents (between 7 days and 10 years; 90 days by default), counted for each document from its date. Valfocus is a delivery copy, not an archive: customers keep the originals in their own systems. Once expiry is switched on for a customer, a document past that date stops being available: it is checked once a day, and from then on the customer's clients no longer see it and nobody can download it. If the customer lengthens the period, it becomes available again. It is not deleted from storage automatically yet; that is being added, and this page will say so when it is. Activity records are kept for at least 24 months; they are not deleted automatically yet. The database (not the documents) is backed up every day, encrypted before it leaves our servers, and each copy is kept for up to 6 months; deleted or anonymized data disappears from the copies as they expire. When a customer ends the service, we delete its documents and accounts at its request.

Your choices

You can ask to access, correct or delete your data. Because the customer that invited you is responsible for your documents, we may refer you to it; you can also write to us directly. If you are in Mexico, you can exercise your ARCO rights (access, rectification, cancellation and opposition) by writing to support@valfocus.com.

Children

Valfocus is a business service and is not directed to children.

Changes

If we change this policy in a material way, we will say so on this page and, when appropriate, by email. Questions: support@valfocus.com.

Quiénes somos

Valfocus ("nosotros") es un portal seguro que los negocios de servicios profesionales ("clientes") usan para entregar documentos a sus propios clientes ("usuarios"). Lo opera Steicho Tech USA LLC, con sede en El Paso, Texas, EE. UU. Puede escribirnos a support@valfocus.com.

Nuestro papel

Respecto de los documentos y las listas de personas que un cliente incorpora a Valfocus, el cliente decide para qué y cómo se usan los datos, y nosotros los tratamos por cuenta del cliente. Respecto de este sitio y de las cuentas de acceso que hacen funcionar el portal, decidimos nosotros.

Qué datos tratamos

• Datos de la cuenta: correo electrónico, un hash (huella irreversible) de la contraseña (nunca guardamos la contraseña), rol, idioma y el cliente al que pertenece la cuenta.
• Invitaciones: cuando el administrador de un cliente agrega a una persona, creamos de inmediato una cuenta de acceso para ese correo (con su idioma y sin contraseña utilizable), una membresía pendiente para ese cliente (rol y empresa), una huella (hash) del enlace de invitación de un solo uso y un registro del correo que enviamos. Si ya existe una cuenta para esa dirección, se reutiliza y solo se agrega la nueva membresía. La cuenta no se puede usar hasta que la persona confirma la dirección con el enlace. Si nunca lo hace, estos datos permanecen: todavía no vencen por sí solos. Un administrador puede desactivar el acceso de la persona, lo que no elimina nada; los datos se eliminan cuando usted nos lo pide.
• Restablecimiento de contraseña: cualquier persona puede pedir un enlace para restablecer la contraseña de una dirección de correo, y la respuesta es la misma pertenezca o no la dirección a una cuenta. Enviamos el enlace solo a una cuenta que tiene contraseña y acceso vigente. Solo guardamos una huella (hash) del enlace, nunca el enlace: sirve una sola vez, vence a los 60 minutos y pedir uno nuevo anula el anterior. La huella y sus fechas se conservan como registro de seguridad; no sirven para iniciar sesión. Cada solicitud deja una entrada en una cola de envío que no guarda la dirección de correo y se borra unos 7 días después de procesarse. Al cambiar la contraseña se cierran todas las sesiones abiertas de la cuenta y enviamos un aviso a la dirección.
• Documentos y sus datos: los archivos, sus nombres, fechas, tipo de documento y la empresa a la que pertenecen, que el cliente sube o deja en su carpeta de sincronización.
• Archivos retenidos para revisión: un archivo de la carpeta de sincronización que no se pudo clasificar por sí solo (por ejemplo, un nombre que no se reconoce) queda retenido y solo lo ven los administradores y el personal del cliente, que deciden qué hacer con él. Un archivo que ellos descartan no se publica, pero su copia sigue almacenada.
• Registros de actividad: inicios de sesión, los enlaces de descarga y de vista previa que emitimos para los documentos, algunos cambios administrativos (por ejemplo, agregar un miembro), cambios de contraseña hechos con un enlace de restablecimiento y eventos de correo, con la hora y la cuenta. El registro de un inicio de sesión guarda además la dirección IP de origen. El registro de una descarga indica que se emitió el enlace a una persona con sesión iniciada; el archivo lo entrega nuestro proveedor de almacenamiento, así que no indica si la descarga se completó. Los administradores del cliente pueden ver estos registros y nadie puede editarlos.
• Datos de entrega de correo: si un correo se envió, se entregó, rebotó o se marcó como spam.
• Datos técnicos: nuestros servidores de aplicación no guardan registros de acceso con la dirección IP ni información del navegador. La dirección IP solo se guarda en el registro de inicio de sesión y, como huella, en los límites de intentos que se describen abajo.
• Límites de intentos: para impedir que se adivinen contraseñas, los inicios de sesión fallidos se cuentan por el correo escrito y la dirección IP, las solicitudes de restablecimiento de contraseña por la dirección IP y por el correo escrito, y los cambios de idioma por la dirección IP. Solo guardamos de cada uno una huella calculada con una clave secreta, nunca el correo ni la dirección, y cada contador se borra automáticamente en un plazo de unas tres horas.

Lo que no hacemos

No vendemos datos personales, no mostramos publicidad, no usamos analítica ni rastreo y no enviamos correo de promoción. Este sitio público no usa cookies ni carga recursos de terceros. El portal usa solo cookies estrictamente necesarias: una cookie de sesión (que también recuerda su idioma), un token de seguridad y, por unos instantes, una cookie que lleva un mensaje de una sola vez que se muestra en pantalla tras algunas acciones. Una sesión termina tras 8 horas sin actividad para administradores y personal, y tras 12 horas para los clientes; y las sesiones vencidas se borran de nuestros servidores una vez al día. El portal tampoco carga recursos de terceros: sus estilos y su tipografía se sirven desde nuestros propios servidores.

Para qué usamos los datos

Para prestar el servicio (iniciar sesión y entregar documentos), mantenerlo seguro, dar soporte y cumplir obligaciones legales.

Correo electrónico

Solo enviamos correo transaccional: invitaciones de cuenta y confirmación del correo, los enlaces de restablecimiento de contraseña que las personas piden y un aviso cuando se cambia una contraseña. Todavía no enviamos avisos de "documento disponible"; cuando empecemos a hacerlo, esta página lo dirá. Enviamos correo únicamente a personas que el administrador de un cliente agregó, y la cuenta solo se puede usar después de que la persona confirma su dirección con un enlace de un solo uso. Para dejar de recibirlo, pídalo a su administrador o escriba a support@valfocus.com. Vea también nuestra política de uso aceptable y antispam.

Quién nos ayuda

• Backblaze almacena los documentos (región U.S. West), cifrados en reposo.
• Amazon Web Services (Amazon SES) entrega nuestro correo transaccional.
• InterServer aloja nuestros servidores de aplicación.
• Cloudflare presta el servicio de nombres de dominio.
• Google Workspace gestiona los mensajes que usted envía a nuestra dirección de soporte.

No compartimos datos personales con nadie más, salvo cuando la ley lo exija.

Seguridad

Las conexiones usan HTTPS. Los documentos se guardan cifrados y se entregan con enlaces que caducan a los pocos minutos. Los datos de cada cliente se mantienen separados de los de los demás, y esa separación se aplica en la propia base de datos, no solo en la aplicación. Las contraseñas se guardan como un hash (una huella irreversible), y quedan registrados los inicios de sesión, los enlaces de descarga que emitimos y algunos cambios administrativos. Ningún sistema es perfectamente seguro, pero lo diseñamos pensando en el caso en que algo falle.

Cuánto tiempo conservamos los datos

El administrador de cada cliente fija el periodo de retención de sus documentos (entre 7 días y 10 años; 90 días por defecto), que se cuenta para cada documento desde su fecha. Valfocus es una copia de entrega, no un archivo: los clientes conservan los originales en sus propios sistemas. Cuando el vencimiento está activado para un cliente, un documento que pasa de esa fecha deja de estar disponible: se revisa una vez al día y, desde entonces, los clientes de ese cliente ya no lo ven y nadie lo puede descargar. Si el cliente alarga el periodo, vuelve a estar disponible. Todavía no se elimina automáticamente del almacenamiento; eso se está agregando, y esta página lo dirá cuando exista. Los registros de actividad se conservan al menos 24 meses; todavía no se eliminan automáticamente. La base de datos (no los documentos) se respalda cada día, cifrada antes de salir de nuestros servidores, y cada copia se conserva hasta 6 meses; lo que se elimina o anonimiza desaparece de las copias al vencer estas. Cuando un cliente termina el servicio, eliminamos sus documentos y cuentas si así lo solicita.

Sus opciones

Puede pedir acceso, corrección o eliminación de sus datos. Como el cliente que lo invitó es responsable de sus documentos, es posible que lo remitamos a él; también puede escribirnos directamente. Si se encuentra en México, puede ejercer sus derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) escribiendo a support@valfocus.com.

Menores

Valfocus es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de edad.

Cambios

Si cambiamos esta política de forma importante, lo indicaremos en esta página y, cuando corresponda, por correo. Dudas: support@valfocus.com.